परिचय
किसी कंपनी के कर्मचारियों की क्षमता को अधिकतम करने और संगठन की समग्र सफलता को सुनिश्चित करने के लिए, एक प्रभावी और कुशल प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली का होना अत्यंत महत्वपूर्ण है। जब कर्मचारियों को यह स्पष्ट रूप से समझ में आता है कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है, जब उन्हें सही समय पर मार्गदर्शन मिलता है, और जब उन्हें अपनी प्रगति में सहयोग मिलता है, तो प्रदर्शन में स्वाभाविक सुधार होता है। ये सभी कारक प्रदर्शन में वृद्धि में योगदान करते हैं। परिणामस्वरूप, कुल उत्पादन में वृद्धि होती है। दूसरी ओर, अप्रचलित प्रक्रियाएं अक्सर लाभ से कहीं अधिक असंतोष का कारण बनती हैं। वे अपनी प्रासंगिकता खो चुकी हैं, यही इसका कारण है। शुरुआत में, प्रदर्शन प्रबंधन से जुड़ी मूलभूत समस्याओं को पूरी तरह से समझना अत्यंत महत्वपूर्ण है। साथ ही, कर्मचारियों को रचनात्मक विचार प्रदान करना भी आवश्यक है ताकि उनकी छिपी हुई क्षमता को उजागर किया जा सके।
प्रदर्शन प्रबंधन का मूल महत्व
प्रदर्शन प्रबंधन की प्रक्रिया, जिसे अक्सर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट (PM) कहा जाता है, एक महत्वपूर्ण तंत्र है जो व्यक्तिगत कर्मचारियों के प्रयासों और संगठन के व्यापक लक्ष्यों के बीच एक सेतु का काम करता है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए एक सुदृढ़ ढांचा यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक कर्मचारी इस बात से अवगत हो कि उसका काम व्यवसाय के व्यापक मिशन में किस प्रकार योगदान देता है। इससे कार्यबल में सामंजस्य और साझा उद्देश्य की भावना विकसित होती है। जिम्मेदार होने के अलावा, अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजमेंट निम्नलिखित कारणों से भी आवश्यक है:
- रणनीतिक संरेखण
पीएम यह सुनिश्चित करता है कि संसाधन और प्रयास सर्वोच्च प्राथमिकता वाले व्यावसायिक उद्देश्यों पर केंद्रित हों। - प्रतिभा की पहचान
पीएम व्यवस्थित रूप से उच्च क्षमता वाले कर्मचारियों के साथ-साथ लक्षित सहायता की आवश्यकता वाले कर्मचारियों को भी सामने लाता है। - कर्मचारी विकास
पीएम विशिष्ट कौशल कमियों की पहचान करता है, जिससे प्रभावी प्रशिक्षण और प्रतिभा परिवर्तन पहलों के लिए आवश्यक डेटा उपलब्ध होता है। - निष्पक्षता और पारदर्शिता
एक स्पष्ट प्रबंधन प्रक्रिया मुआवजे, पदोन्नति और अनुशासनात्मक निर्णयों के लिए वस्तुनिष्ठ दस्तावेजीकरण प्रदान करती है।
प्रदर्शन प्रबंधन में बाधा डालने वाली सामान्य समस्याएं
कई ऐसे व्यवसाय हैं जो मूलभूत रूप से गलत तकनीकों के उपयोग से नुकसान झेल रहे हैं, जबकि परियोजना प्रबंधन (पीएम) का उद्देश्य चीजों को बेहतर बनाना है। अगले अनुच्छेदों में जिन कठिनाइयों पर चर्चा की जाएगी, वे उन सबसे आम बाधाओं में से हैं जो एक कुशल परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया को लागू होने से रोकती हैं।
वार्षिक समीक्षा का जाल
संभवतः सबसे बड़ी समस्या यह है कि केवल एक ही महत्वपूर्ण वार्षिक मूल्यांकन होता है। व्यावहारिक प्रतिक्रिया की बात करें तो, साल में एक बार देना कभी-कभी बहुत देर हो जाती है। यह प्रणाली “औपचारिकता पूरी करने” की मानसिकता को बढ़ावा देती है, जिससे कर्मचारी हाल के कार्यों के पूर्वाग्रह का शिकार हो जाते हैं। यह पूर्वाग्रह तब उत्पन्न होता है जब पर्यवेक्षक केवल पिछले कुछ हफ्तों के प्रदर्शन को ही याद रखते हैं, जिससे पिछले वर्ष किए गए कार्य पूरी तरह से दब जाते हैं।
पूर्वाग्रह और व्यक्तिपरकता
कई प्रदर्शन मूल्यांकनों में अस्पष्ट मानदंडों का उपयोग किया जाता है, जिसके परिणामस्वरूप रेटिंग न केवल व्यक्तिपरक होती हैं बल्कि असंगत भी होती हैं। कर्मचारियों में निराशा की भावना और यह धारणा उत्पन्न हो सकती है कि उनके साथ अन्यायपूर्ण व्यवहार किया जा रहा है, जो प्रबंधकीय पूर्वाग्रहों जैसे कि आत्मीयता पूर्वाग्रह या अचेतन लिंग भेदभाव का परिणाम हो सकता है। इन पूर्वाग्रहों का परिणामों पर प्रभाव पड़ने की संभावना होती है।
विकासात्मक फोकस का अभाव
परंपरागत मूल्यांकन के दौरान, भविष्य की प्रगति के बजाय पिछली असफलताओं और कमियों पर अधिक ध्यान केंद्रित करना एक सामान्य प्रक्रिया है। ऐसा इसलिए है क्योंकि पिछली असफलताओं और कमियों को प्राथमिकता देना अधिक वांछनीय माना जाता है। जब चर्चा केवल रेटिंग या बोनस देने पर केंद्रित होती है और अन्य कारकों पर विचार नहीं किया जाता, तो विकासात्मक पहलू कमज़ोर पड़ जाता है। लेन-देन पर आधारित रणनीति भविष्य में आने वाली चुनौतियों का सामना करने के लिए आवश्यक क्षमताओं को प्रभावी ढंग से बढ़ावा नहीं देती है।
स्पष्ट और मापने योग्य लक्ष्यों का अभाव
“टीम सहयोग में सुधार” या “बिक्री में वृद्धि” जैसे लक्ष्य मूलतः निरर्थक हैं क्योंकि वे पर्याप्त रूप से स्पष्ट नहीं हैं। जब लक्ष्य पर्याप्त रूप से परिभाषित नहीं होते या उनसे जुड़े स्पष्ट मापदंड नहीं होते, तो कर्मचारी अपने काम को ठीक से प्राथमिकता नहीं दे पाते या सफलता के वास्तविक अर्थ को स्पष्ट रूप से नहीं समझ पाते। इस असंगति के कारण प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच अपेक्षाएँ असंगत हो जाती हैं, जिससे तुरंत ही झुंझलाहट बढ़ जाती है और प्रदर्शन में गिरावट आती है।
सीमित प्रबंधक क्षमता
हर प्रबंधक में स्वाभाविक रूप से निर्देश देने की क्षमता नहीं होती। कई प्रबंधकों को उनकी नेतृत्व क्षमता या संचार कौशल के कारण नहीं, बल्कि उनकी तकनीकी विशेषज्ञता के कारण पदोन्नति मिलती है। परिणामस्वरूप, इससे आवश्यक क्षेत्रों में कौशल की कमी हो जाती है, जैसे कि प्रबंधकों को रचनात्मक और विकासोन्मुखी प्रतिक्रिया देने में कठिनाई होती है, कठिन बातचीत के दौरान सहानुभूति की कमी होती है, या वे पर्याप्त लक्ष्य नियोजन में भाग लेने में विफल रहते हैं। इस प्रबंधकीय बाधा के कारण संपूर्ण परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया कमजोर हो जाती है, चाहे प्रौद्योगिकी कितनी भी सुव्यवस्थित क्यों न हो।
डेटा-आधारित अंतर्दृष्टि का अभाव
प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली से ऐसी व्यावसायिक जानकारी मिलनी चाहिए जिसे अमल में लाया जा सके। दूसरी ओर, जब सिस्टम मैन्युअल या आपस में जुड़े हुए न हों, तो व्यवसायों के लिए आवश्यक एकत्रित डेटा प्राप्त करना असंभव हो जाता है। पैटर्न स्पष्ट नहीं होते: प्रबंधक यह निर्धारित नहीं कर पाते कि किसी विशेष प्रशिक्षण पाठ्यक्रम ने पूरी टीम के प्रदर्शन में सुधार किया है या नहीं, विभागों में समान कौशल की कमी की पहचान नहीं कर पाते, या परिणामों पर प्रभाव पड़ने से पहले ही टीम की बाधाओं को सक्रिय रूप से हल नहीं कर पाते। समेकित डेटा के अभाव में, प्रदर्शन योजनाएँ केवल अनुमान पर निर्भर रह जाती हैं।
प्रशासनिक बोझ और प्रबंधक भय
पूर्व की प्रणालियों की अत्यधिक प्रशासनिक जटिलता के कारण, प्रबंधक अक्सर कागजी कार्रवाई और डेटा इनपुट पर अत्यधिक समय व्यतीत करते हैं, जिसका कोई खास महत्व नहीं होता। इनमें उद्देश्यों को स्प्रेडशीट में दर्ज करना, विभिन्न प्रपत्रों में प्रदर्शन संबंधी टिप्पणियों को दोहराना और स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ न होने वाली प्रणालियों में फीडबैक को दोबारा टाइप करना शामिल है। इस कागजी कार्रवाई से भरी प्रक्रिया के परिणामस्वरूप कई प्रबंधकों को समीक्षा चक्र को लेकर चिंता रहती है, जिसके कारण बातचीत या तो जल्दबाजी में होती है, ठीक से तैयार नहीं होती, या विलंबित हो जाती है।
प्रदर्शन प्रबंधन चुनौतियों से निपटने की रणनीतियाँ
किसी दोषपूर्ण प्रणाली में क्रांतिकारी परिवर्तन लाने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है मूल्यांकन पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय विकास पर ध्यान देना। इस प्रणाली में सफल सुधार के लिए कई महत्वपूर्ण घटक आवश्यक हैं। इनमें प्रक्रियाओं का पुनर्गठन, प्रौद्योगिकी का उपयोग और सुधार के प्रति सांस्कृतिक प्रतिबद्धता का निर्माण शामिल है।
1. निरंतर, विकासात्मक समीक्षा की ओर अग्रसर हों
वार्षिक समीक्षा के जाल और प्रशासनिक बोझ से छुटकारा पाने के लिए, कठोर वार्षिक चक्रों को बार-बार और हल्के-फुल्के संवादों से बदलें।
- कार्रवाई
चुनौतियों, सहायता आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं पर केंद्रित अनिवार्य द्विसाप्ताहिक या मासिक व्यक्तिगत बैठकें आयोजित करें। संक्षिप्त और कार्रवाई योग्य बैठकों के लिए “3Ps” (प्रगति, प्राथमिकताएं, समस्याएं) जैसे सरल, मानकीकृत टेम्पलेट का उपयोग करें। - उदाहरण
एक मैनेजर हर हफ्ते 15 मिनट की वर्चुअल “फ्लैश मीटिंग” आयोजित करता है, जिसमें उपलब्धियों का जश्न मनाने, महत्वपूर्ण कार्यों को व्यवस्थित करने और बाधाओं को दूर करने पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। इस निरंतर संवाद से साल के अंत में सारांश तैयार करना महज़ एक औपचारिकता बन जाता है, जिससे समीक्षा का डर खत्म हो जाता है।
2. स्पष्ट, सुसंगत और गतिशील लक्ष्य निर्धारण को लागू करें
स्पष्ट और मापने योग्य लक्ष्यों की कमी को दूर करने के लिए एक संरचित और लचीले दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।
- कार्रवाई
उद्देश्य और मुख्य परिणाम (ओकेआर) या स्मार्ट लक्ष्यों जैसे ढांचे को अपनाएं, यह सुनिश्चित करते हुए कि प्रत्येक व्यक्तिगत लक्ष्य स्पष्ट रूप से टीम और संगठनात्मक उद्देश्यों से जुड़ा हो। लक्ष्यों की समीक्षा और समायोजन वार्षिक रूप से नहीं, बल्कि त्रैमासिक रूप से करें। - उदाहरण
अस्पष्ट “ग्राहक सेवा में सुधार” के बजाय, लक्ष्य यह हो जाता है: “उद्देश्य: परिचालन उत्कृष्टता प्राप्त करना। मुख्य परिणाम: तीसरी तिमाही तक औसत ग्राहक प्रतीक्षा समय (AWT) को 15% तक कम करना।” इससे अपेक्षाएं और प्रदर्शन संकेतक तुरंत स्पष्ट हो जाते हैं।
3. प्रबंधकों को जस्ट-इन-टाइम कोचिंग कौशल से लैस करें
प्रबंधकों की सीमित क्षमता की समस्या को आवश्यक क्षेत्रों में कौशल विकास करके दूर किया जाना चाहिए।
- कार्रवाई
लंबी कक्षा प्रशिक्षण पद्धति से दूर हटें। प्रबंधकों को सीधे माइक्रो लर्निंग समाधान प्रदान करें ताकि वे काम के दौरान ही नेतृत्व की आदतें विकसित कर सकें। - उदाहरण
जब किसी मैनेजर को कठिन प्रतिक्रिया देनी होती है, तो सिस्टम “स्थिति-व्यवहार-प्रभाव (एसबीआई) प्रतिक्रिया मॉडल” पर तीन मिनट का वीडियो दिखाता है। इसी तरह, अचेतन पूर्वाग्रह पर एक त्वरित इंटरैक्टिव प्रश्नोत्तरी मैनेजरों को चर्चाओं के लिए तैयार करने में मदद करती है, जिससे निष्पक्षता और गुणवत्ता में तुरंत सुधार होता है।
4. लक्षित विकास के लिए डेटा का रणनीतिक उपयोग करें
डेटा-आधारित अंतर्दृष्टि और विकासात्मक फोकस के बिना, प्रदर्शन डेटा प्रतिभा परिवर्तन को गति नहीं देगा।
- कार्रवाई
लक्ष्यों, रेटिंग, फीडबैक, कोर्स पूरा होने और दक्षता स्कोर जैसे प्रदर्शन प्रबंधन डेटा को केंद्रीकृत प्रदर्शन प्रबंधन या लर्निंग एक्सपीरियंस प्लेटफॉर्म (LXP) में एकीकृत करें। कोई भी एकीकृत L&D + PM प्लेटफॉर्म डेटा को समेकित करके संगठनात्मक कौशल कमियों की पहचान कर सकता है। इन जानकारियों का उपयोग करके भविष्योन्मुखी व्यक्तिगत विकास योजनाएँ स्वतः तैयार की जा सकती हैं। - उदाहरण
यदि केंद्रीकृत डैशबोर्ड से पता चलता है कि 60% प्रबंधक “रणनीतिक संचार” में कम अंक प्राप्त करते हैं, तो सिस्टम स्वचालित रूप से एक अनिवार्य शिक्षण मार्ग निर्धारित कर सकता है। इस मार्ग में आंतरिक संचार संबंधी चुनौतियों के अनुरूप अनुकूलित सामग्री विकास, परिदृश्य-आधारित मॉड्यूल या सूक्ष्म शिक्षण संबंधी सुझाव शामिल हो सकते हैं। तकनीक-आधारित यह दृष्टिकोण संगठन-व्यापी प्रतिभा परिवर्तन को गति प्रदान करता है।
5. वस्तुनिष्ठता और विकासात्मक फोकस को मानकीकृत करें
पूर्वाग्रह और व्यक्तिपरकता से निपटने के लिए, मूल्यांकन मानदंड स्पष्ट होने चाहिए ताकि बातचीत का मूल उद्देश्य कौशल विकास की ओर स्थानांतरित हो सके।
- कार्रवाई
प्रदर्शन कैलिब्रेशन सत्रों को लागू करें जिनमें प्रबंधक समूह व्यक्तिगत पूर्वाग्रह को दूर करने के लिए टीमों में रेटिंग को मानकीकृत करें। बातचीत को इस तरह से संरचित करें कि मूल्यांकन सत्र के समय का कम से कम 70% हिस्सा भविष्य के विकास और कौशल अधिग्रहण के लिए आवंटित किया जाए, न कि केवल पिछले परिणामों के लिए। - उदाहरण
रेटिंग की तुलना करने और एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधक तिमाही आधार पर मिलते हैं। उदाहरण के लिए, “ग्राहक संचार” दक्षता के अंतर्गत “3 – अपेक्षाओं को पूरा करता है” रेटिंग प्राप्त करने वाले कर्मचारी को निम्नलिखित व्यवहार प्रदर्शित करने चाहिए: “ग्राहकों के प्रश्नों का सहमत समयसीमा के भीतर उत्तर देना और स्पष्ट अपडेट प्रदान करना।” कैलिब्रेशन यह सुनिश्चित करता है कि समान व्यवहार प्रदर्शित करने वाले दो कर्मचारियों को विभिन्न प्रबंधकों द्वारा तुलनीय रेटिंग प्राप्त हों। समीक्षा प्रपत्र प्रदर्शन रेटिंग (जैसे, संख्यात्मक स्कोर) को विकास योजना से अलग करता है, जिससे विकास को चर्चा के मुख्य परिणाम के रूप में बल मिलता है।
निष्कर्ष
इसके परिणामस्वरूप, व्यवसायों के लिए अपने प्रदर्शन प्रबंधन के दृष्टिकोण को अनुपालन-केंद्रित दृष्टिकोण से बदलकर निरंतर विकास-उन्मुख दृष्टिकोण अपनाना अत्यंत महत्वपूर्ण है। यदि कोई संगठन प्रदर्शन प्रबंधन से संबंधित समस्याओं का प्रभावी ढंग से समाधान कर पाता है, तो कंपनी के लिए उच्च-प्रदर्शन वाली संस्कृति का निर्माण करना संभव है। स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करना, निरंतर प्रतिक्रिया प्रदान करना, प्रतिभा विकास के लिए डेटा का उपयोग करना और सूक्ष्म शिक्षण समाधानों और विशिष्ट सामग्री निर्माण जैसी समकालीन, लक्षित शिक्षण पद्धतियों को लागू करना, ये सभी ऐसे तरीके हैं जिनसे यह लक्ष्य प्राप्त किया जा सकता है। इस उद्देश्य को पूरा करने के लिए, इन सभी चीजों की आवश्यकता है। समय के साथ इस प्रक्रिया में परिवर्तन कंपनी के विकास और व्यवसाय की सफलता में निवेश को दर्शाता है।